Jak zebrać zdjęcia z eventu firmowego (od strony logistyki)

Najszybszy sposób na zebranie zdjęć z eventu firmowego to galeria z kodem QR: pokazujesz jeden kod na ekranie w sali i w kanałach wewnętrznych, pracownicy skanują go i wgrywają zdjęcia prosto z przeglądarki telefonu — bez aplikacji, bez logowania — a Ty pobierasz potem całość jako ZIP. Ten tekst jest o logistyce: jak faktycznie to ogarnąć w sali pełnej współpracowników.

Nie o stronie prawnej. Jeśli zastanawiasz się nad zgodami i przepisami przy zdjęciach pracowników, przeczytaj RODO a zdjęcia gości na evencie — ten wpis zakłada, że to już masz ogarnięte, i skupia się na samym zebraniu zdjęć.

Dlaczego zwykłe metody zawodzą na eventach firmowych

Na konferencji czy wyjeździe integracyjnym zdjęcia są rozproszone gorzej niż na jakimkolwiek weselu. Część osób robiła je służbowym telefonem, część prywatnym, kilka osób porządnym aparatem. Leżą w kilkunastu prywatnych rolkach aparatu i w chwili, gdy wszyscy rozjeżdżają się do domów, po prostu znikają.

Domyślne rozwiązania nie skalują się. Wspólny folder na dysku to tygodnie przypominania i cienki strumyk zdjęć. Kanał na Slacku zapełnia się skompresowanymi, pomniejszonymi obrazkami, których nie użyjesz do niczego drukowanego. „Prześlijcie mi zdjęcia" od organizatora daje może jedną piątą tego, co faktycznie zrobiono.

Pokaż kod QR tam, gdzie pracownicy już patrzą

Sztuczka z firmową publiką polega na tym, że każdy i tak patrzy na dwa ekrany — sali i swojego telefonu. Wykorzystaj oba.

• Na ekranie w sali. Wrzuć kod QR na slajd przejściowy między prelekcjami, na slajd z agendą i na końcowy „dziękujemy". Jest przed oczami całej sali w każdej przerwie.
• W komunikacji wewnętrznej. Wklej link do galerii na firmowy kanał na Slacku lub Teams, do zaproszenia w kalendarzu i do przypomnienia w dniu eventu. Jedno dotknięcie na telefonie, który ktoś już trzyma w ręce, bije każdą drukowaną tabliczkę.
• Na winietkach i smyczach na te momenty na żywo — kolację, galę, stanowiska integracyjne — gdzie telefony są w dłoniach, ale nikt nie patrzy na ekran.

Ponieważ to strona w przeglądarce, nikt niczego nie instaluje ani nie loguje się na firmowe konto. Właśnie to decyduje o frekwencji na eventach firmowych — i telefony zablokowane przez IT, i współpracownicy niechętni aplikacjom po prostu skanują i wgrywają.

Jak sprawić, żeby ludzie faktycznie wgrywali

Liczy się zasięg. Kilka rzeczy, które niezawodnie podnoszą frekwencję na evencie firmowym:

• Zapowiedz to ze sceny. Jedno zdanie prowadzącego — „zeskanujcie kod na ekranie i dodajcie swoje zdjęcia do galerii" — działa lepiej niż wszystkie drukowane karty razem wzięte.
• Pokaż ścianę na żywo. Jeśli galeria ma tryb ściany na żywo, włącz ją na dużym ekranie w przerwach i na imprezie. Ludzie wgrywają zdjęcia choćby po to, żeby zobaczyć swoje na ekranie.
• Daj powód. „Najlepsze zdjęcie wygrywa nagrodę na zakończenie" zamienia biernych uczestników w setkę chodzących fotografów.
• Przypomnij jeszcze raz na kanale następnego ranka, póki rolki aparatów są pełne i zanim ktokolwiek zacznie zwalniać miejsce w telefonie.

Zamień zdjęcia w treści do employer brandingu

To tutaj firmowa galeria się zwraca. Zamiast jednego dopracowanego zestawu od oficjalnego fotografa dostajesz setki spontanicznych kadrów — prawdziwą energię sali — gotowych na kanały, które liczą się po evencie:

• Social media i strona kariery. Autentyczne, złapane na gorąco zdjęcia biją ustawiane fotki ze stocka w rekrutacji i employer brandingu.
• Podsumowanie wewnętrzne. Mail podsumowujący albo wpis na intranecie z najlepszymi zdjęciami od gości zbiera znacznie więcej reakcji niż suchy tekst.
• Promocja przyszłorocznej edycji. Prawdziwe zdjęcia ludzi bawiących się na tegorocznym evencie to najlepsza możliwa reklama następnego.

Skoro pobierasz oryginały w pełnej rozdzielczości, obrazy nadają się do użytku — druk, prezentacje, social — a nie są pomniejszonymi wersjami, które oddaje komunikator.

Organizator pobiera wszystko jako ZIP

Kiedy event się kończy, nic nie zbierasz ręcznie. Otwierasz galerię, klikasz pobierz i dostajesz cały zestaw — zdjęcia i wideo — jako jeden ZIP w pełnej rozdzielczości. Stamtąd trafia do działu graficznego, na social media albo do wspólnego archiwum.

Krótko o prywatności: trzymaj galerię prywatną i niepubliczną, używaj narzędzia, które usuwa metadane zdjęć (kadry z telefonu potrafią nieść dokładne współrzędne GPS miejsca, w którym powstały), a jeśli moderacja jest włączona — przejrzyj uploady, zanim się pojawią. Po stronę zgód i ochrony danych zajrzyj ponownie do poradnika o RODO.

---

Organizujesz konferencję, wyjazd integracyjny albo imprezę firmową? Galerię na event firmowy założysz w około minutę — umieść kod QR na ekranie w sali i w kanałach wewnętrznych, a po wszystkim pobierz każde zdjęcie i film jako jeden ZIP.