Kiedy udostępnić gościom link do galerii

Galerię stwórzcie tydzień lub dwa przed eventem, ale link udostępnijcie gościom dopiero w dniu imprezy — jako kod QR na stolikach i na ekranie. Trzymajcie ją otwartą dwa–cztery tygodnie po, żeby ludzie dorzucili zdjęcia, gdy opadnie gorączka, wyślijcie jedno przypomnienie po kilku dniach, a potem pobierzcie wszystko jako ZIP, zanim galeria wygaśnie.

O tym, czy galeria będzie pełna zdjęć czy pusta, decyduje moment. Oto prosty plan przed / w trakcie / po evencie, którego możecie się trzymać.

Przed eventem: przygotujcie wcześnie, udostępnijcie później

Galerię stwórzcie z wyprzedzeniem — tydzień, dwa spokojnie wystarczą. Wcześniejsze przygotowanie oznacza, że kod QR jest wydrukowany, winietki gotowe, a w dniu imprezy nic nie robicie w pośpiechu. Założenie zajmuje około minuty, więc nie ma powodu zostawiać tego na ostatnią chwilę.

Ale nie rozsyłajcie linku gościom na kilka dni wcześniej. Nie ma jeszcze czego wgrywać, przypomnienie się zapomina, a wczesny link łatwiej trafia gdzieś publicznie. Jedyne, co warto zrobić przed dniem imprezy, to przygotować, gdzie kod się pojawi: karty QR na stoliki, tablica powitalna, program uroczystości albo slajd na ekran.

W trakcie eventu: kod QR tam, gdzie patrzą goście

W dniu imprezy galeria rusza tam, gdzie goście już są. To wtedy udostępnianie działa, bo jest co uwiecznić, a nastrój sprzyja.

• Winietki i oznaczenia. Kod QR na każdym stole bije jedną tablicę przy wejściu. Goście mają go przed oczami przez cały wieczór, więc skanują, gdy przyjdzie chwila — a nie tylko raz przy wejściu.
• Na ekranie. Jeśli jest rzutnik albo telewizor, pokażcie kod, a najlepiej ścianę zdjęć na żywo. Gdy goście widzą zdjęcia pojawiające się na bieżąco, każdy chce dorzucić swoje.
• Zapowiedź wodzireja lub gospodarza. Jedno zdanie — „zeskanujcie kod na stoliku i wrzućcie swoje zdjęcia" — podnosi frekwencję pewniej niż każda tabliczka. Wybierzcie moment po czymś ważnym: pierwszym tańcu, torcie, przemowach.

Cel w trakcie eventu jest prosty: sprawić, żeby skanowanie było oczywiste, i dać ludziom powód, żeby zrobili to teraz.

Po evencie: trzymajcie otwarte, potem przypomnijcie

Tu większość popełnia błąd — zamyka galerię za wcześnie. To właśnie w dniach po evencie trafia wiele najlepszych zdjęć. Wieczorem goście są zmęczeni; dopiero w spokojne dni później, przeglądając rolkę aparatu, w końcu wgrywają.

• Trzymajcie otwarte dwa–cztery tygodnie. Dajcie ludziom czas. Nie ma po co zamykać w pośpiechu, a spóźnione uploady to często najcenniejsze, złapane mimochodem kadry.
• Wyślijcie jedno przypomnienie po kilku dniach. Krótka wiadomość na grupie rodzinnej — „galeria wciąż otwarta, wrzućcie tu zdjęcia" — odzyskuje wszystkich, którzy mieli wgrać i zapomnieli. Jedno przypomnienie wystarczy; więcej zaczyna męczyć.
• Wypatrujcie naturalnego wyhamowania. Po dwóch tygodniach uploady schodzą do zera. To sygnał, że galeria zebrała już to, co miała zebrać.

Nie zapomnijcie: pobierzcie ZIP, zanim galeria wygaśnie

Darmowe galerie nie zostają online na zawsze — wygasają po ustalonym czasie. Zanim to nastąpi, pobierzcie wszystko jako jeden ZIP, żeby mieć każdy plik w pełnej rozdzielczości, a nie tylko podglądy. Zróbcie to, gdy uploady wyraźnie ustaną.

Pobranie pozwala też bezpiecznie pozwolić galerii wygasnąć: wspomnienia macie zgrane na własnym dysku, a nic nie zalega online dłużej, niż trzeba. Jeśli korzystacie z darmowego planu, zanotujcie datę wygaśnięcia przy zakładaniu galerii, żeby pobranie nigdy Was nie zaskoczyło.

Harmonogram w skrócie

• 1–2 tygodnie przed: stwórzcie galerię, wydrukujcie kod QR, przygotujcie winietki i slajd na ekran. Nie udostępniajcie jeszcze linku.
• W dniu imprezy: kod QR na każdym stole, kod na ekranie ze ścianą na żywo, jedna zapowiedź wodzireja po ważnym momencie.
• Dni po: trzymajcie otwarte 2–4 tygodnie; po kilku dniach wyślijcie jedno przypomnienie.
• Przed wygaśnięciem: pobierzcie pełny ZIP, gdy uploady ustaną, a potem pozwólcie galerii się zamknąć.

Dobrze rozłóżcie to w czasie, a galeria zrobi robotę za Was — goście wgrywają bez proszenia, a Wy kończycie z dużo większą liczbą zdjęć, niż uchwyciłby jakikolwiek pojedynczy fotograf.

---

Gotowi zaplanować swoją? Załóżcie galerię na wesele już teraz, przygotujcie karty QR na stoliki na dzień imprezy i przeczytajcie nasze wskazówki, jak zachęcić gości do wrzucania zdjęć, żeby każdy skan się liczył.